DATATNT - Documents
rich platform with document flows, version control, templates, document generation and much more...

DATATNT - Documents - Centralizarea documentelor

DATATNT Documents

Îmbunătățiți infrastructura organizației arhivând documente, email-uri, documente scanate într-un depozit central securizat. Accesați aceste documente în siguranță online, complet securizat, de oriunde și oricând folosind Internetul. Creșteți productivitatea companiei implementând proceduri de lucru, fluxuri de documente și documente tipizate. Ajutați personalul să îndeplinească obiectivele comune folosind funcții eficiente, legate de lucrul colaborativ.

Centralizarea documentelor

  • Manager de fișiere - permite organizarea documentelor și categorisirea lor într-o structură de foldere, upload și download. Fiecare dintre utilizatori are acces la managerul lui de fisiere și are documente private sau publice
  • Sistem de sharing a documentelor
  • Funcții speciale pentru documentele scanate – îndosariere. În cadrul îndosarierii, un document primește un identificator unic și se poate atașa de un client(companie)
  • Funcție adăugare tag-uri documentelor, pentru o mai ușoară regăsire
  • Funcție adăugare embleme (iconițe ) documentelor
  • Căutare avansată a documentelor la nivel de organizație


Controlul accesului și autorizării pe documente

  • Sistem documente publice și private
  • Spații de lucru (workspace-uri) pe care se definește autorizarea. Aceste workspace-uri sunt înfapt repository-uri ce conțin documente pe care se poate defini accesul unor utilizatori
  • Sistem de ownership (proprietate) al documentelor
  • Funcții specifice în cadrul aplicației pe baza unor tipuri de utilizatori


Definirea unor fluxuri controlate de documente în cadrul organizației

  • Utilizarea fluxurilor de documente ajută la implementarea unor proceduri de lucru legate de lucrul cu orice documente
  • Fluxurile de documente se execută în cadrul workspace-urilor. Se pot defini șabloane de workspace-uri
  • Implementare sistem de asignare și status al documentelor. In cadrul unui flux un document este pasat de la un utilizator la altul, trecand prin mai multe stari, pana la starea finala
  • Fiecare utilizator poate consulta un view în care sunt afișate documentele ce i-au fost asignate. Iși efectuează munca pe document(e) apoi asignează documentul mai departe, odată cu schimbarea statusului documentului
  • Istoric al fiecărui document (pe la cine a trecut, când, modificări aduse)


Generarea de documente tipizate pe baza de șabloane

  • Șabloanele sunt folosite pentru a genera documente noi
  • Șabloane pentru documente text(doc) , respectiv calcul tabelar(Excel)
  • Sistem referențiere în cadrul șabloanelor pentru ca în timpul generarii documentele sa se populeze cu informații din sistem sau cu informații introduse prin formulare web (inaintea generării)
  • Toate documentele tipizate din organizație ar trebui incluse în acest modul


Controlul versiunilor și accesului concurent

  • Pentru documentele pe care se activează această opțiune, se vor stoca toate variantele apărute prin editarea lor
  • Se poate face roll-back la o versiune anterioară, se poate consulta orice versiune anterioară
  • Sistem control acces concurent pe același document

Automatizarea formularelor

Constă în automatizarea procedurilor ce au la bază formulare în variantă tiparită, chestionare folosite pentru a colecta informații. Formularele tipărite sunt trecute în variantă electronică, datele colectate cu ajutorul lor trecând printr-un sistem de procesare, pentru a putea fi interogate și folosite. Generarea de documente pe bază de șabloane.

Fluxuri de documente

Implementarea unor fluxuri automatizate de documente nu trebuie sa fie nepărat o sarcină extrem de grea. Fluxul clasic de document este pasarea lui în cadrul organizației de la un utilizator la altul, trecând în același timp prin mai multe stadii. Poate fi însă și mult mai complex de atât. Pe baza unor reguli, un document ar putea să ia o ruta diferită în anumite condiții sau ajungând în anumite stadii, părți ale documentului s-ar putea completa automat cu informații din baza de date a sistemului.

Documente tipizate

Generează toate documentele pe baza unor șabloane. Câștigați timp prețios și eliminați greșelile populând șabloanele cu informații existente în sistem. Asigurați-vă că accesul pe secțiunile unui document revine doar persoanelor autorizate.

Controlul versiunilor

Controlul versiunilor e un proces prin care sistemul software înmagazinează tot istoricul unui document. Sistemul e util atunci când unul sau mai mulți utilizatori lucrează pe același document și este nevoie de un management al modificărilor aduse. Sistemul înregistrează fiecare modificare adusă de către oricare utilizator și permite extragerea oricărei versiuni a documentului pentru o eventuală comparare sau revenire la o versiune anterioară.

Lucrul colaborativ

Prin caracterul web al soft-lui munca pe documente se face independent de locație. Lucrul colaborativ pe un set de documente se face în depozite speciale numite spații de lucru și prin controlul accesului concurent al utilizatorilor pe același document în cadrul spațiului de lucru. Documentația sau documentele rezultate sunt disponibile în variantă finala dar de asemenea se înmagazinează fiecare versiune generată de orice editare a utilizatorilor.

Redactare, publicare, editare

Publicarea unui document poate fi un proces complex. Documentul poate trece prin activități de verificare, corectare și prin mâinile mai multor persoane. Software-ul nostru permite automatizarea sau modelarea unor astfel de procese, organizând munca și aducând-o la un alt nivel de eficiență.

Căutări complexe

Nu se pierde nimic la nivelul întregii organizații. Totul se regasește rapid.

Centralizarea documentelor organizației permite folosirea unor căutari complexe a documentelor la nivelul întregii organizații. Folosirea unui sistem complex de indexare a documentelor permite regăsirea documentelor nu doar pe baza numelui, descrierii sau unor taguri, etichete asociate ci și pe baza conținutului documentelor, chiar daca sunt documente de tip Office, PDF sau chiar documente scanate, imagini. Sistemul permite asocierea documentelor cu clienți, contacte, parteneri sau furnizori. În baza acestei asocieri căutările vor regăsi rapid orice document legat de aceștia.

Securizarea și urmărirea documentelor

Într-un sistem de management electronic al documentelor securizarea acestora împotriva accesului neautorizat e o sarcina mult mai usoara decat securizarea lor în formatul tiparit. In sistemul software utilizatorii au acces doar la documentele pe care sunt autorizati sa aiba acces.

Urmărirea unui document poate insemna doar urmărirea lui dupa identificatorul unic pe care-l primește fiecare document. De multe ori însă e nevoie de mai mult decât atât. Orice document lasă o urmă în sistem ce poate fi consultată în istoricul fiecărui document. Se înregistrează toate acțiunile importante ale utilizatorilor pe orice document, cine a editat sau vizualizat documentul, ruta (utilizatorii pe la care a trecut) documentului, versiunile acestuia ș.a.m.d.

Biroul fără hârtie

Implementarea unui sistem de management al documentelor poate duce spre un birou fără hârtie sau un birou în care hârtia este folosită optim. Acest lucru implica direct reducerea unor costuri și anume cele cu hârtia, ca să nu mai vorbim de beneficiile aduse mediului înconjurător. Beneficiile financiare indirecte aduse prin eficientizarea muncii, creșterea productivității sunt incomparabil mai mari.

Sistem de notificari

Prin sistemul automatizat de notificare, personalul va fi anunțat în timp util când e nevoie de aportul lor. Vă asigurați că ei sunt informați păstrând ședințele pentru lucruri complexe, nu elementare.

WEB-based

Software-ul, complet web-based fără a necesita nimic instalat pe calculatorul client, asigură independența de locație. Este construit pe o arhitectură client-server și permite accesul atât INTRANET cât și prin INTERNET.

1. Standard

Varianta standard presupune instalarea sistemului pe unul dintre serverele clientului. Numărul de utilizatori este nelimitat iar spațiul alocat pe disc este limitat doar de suportul hardware. Pentru fiecare client oferim consultanța extrem de necesară implementării, customizările necesare și training. Costul unui software de acest tip include:

  • Licență
  • Implementare
  • Consultanță
  • Identificare nevoi
  • Implementare inițială
  • Instruire (Training)
  • Customizări specifice. Personalizare
  • Instalare server

2. Software ca și serviciu (SaaS)

Clienții cu un buget restrâns pot opta pentru varianta software ca și serviciu. Soft-ul este instalat pe unul dintre serverele noastre iar folosirea lui se face pe baza plății unui abonament lunar. Prețul abonamentului poate varia in funcție de numărul de utilizatori sau spațiul necesar.

Varianta SaaS are un număr mai restrâns de funcții decât cea standard. Accesul e posibil doar prin Internet, nefiind posibil un Intranet. Nu există customizări, software-ul se foloseste așa cum e, deși exista update-uri și îmbunătățiri periodice anunțate din timp.

Pentru stabilirea unui preț precum și varianta optimă pentru compania dvs. vă rugam să ne contactați in vederea stabilirii unei întâlniri cu un consultant, lipsită de orice obligație.